L’archivage électronique est destiné à la gestion des documents présentant une valeur probante et aux documents vitaux pour l’entreprise. Dans l’environnement anglo-saxon, on oppose le Document management (GED) au Records management, aussi traduit par archivage électronique.
ARCHIVEX est une application de GED et SAE.
Voici ci-dessous quelques différences marquantes entre un système GED et un système d’archivage électronique.
| Un système de GED | Un Système d’Archivage Electronique (SAE) |
| Permet la modification des documents et la production de plusieurs versions | Interdit la modification des documents |
| Peut permettre la destruction des documents par leurs auteurs | Comprend obligatoirement un contrôle rigoureux des durées de conservation |
| Peut comporter la gestion de durées de conservation | Comprend obligatoirement un contrôle rigoureux des durées de conservation |
| Est à priori dédié à la gestion quotidienne des documents pour la bonne conduite de l’activité | Peut faciliter les tâches quotidiennes mais est aussi destiné à la constitution d’un fond sécurisé des documents probants de l’entreprise. |
| Finalité opérationnelle | Finalité non opérationnelle /réglementaire |
Un document est un document en cours de production ou d’élaboration, non validé, devant être distribué, modifié, corrigé, géré par l’utilisateur.
Un record ou une archive est sélectionné pour être conservé. Géré selon des règles préétablies, son contenu est fixe et non modifiable, à valeur probante et parfois historique.
Afin d’avoir un système conforme et optimal pour la gestion, différents modules doivent cohabiter afin de stocker de manière différentes les documents en fonction de leurs étapes dans le cycle de vie.