En matière de gestion électronique de contenu, il existe de nombreuses solutions. La GED et le SAE en font partie. Maitrise des coûts, meilleure gestion de l’information, diminution des risques de pertes documents ou encore réduction du volume d’encombrements, GED et SAE offrent des atouts communs. Pourtant, s’ils répondent tous deux à un besoin évident dedématérialisation de la part des entreprises, ils n’ont pourtant pas la même finalité et les mêmes fonctionnalités.

Le SAE, coffre-fort électronique de l’entreprise

Un Système d’Archivage Electronique (SAE) est un logiciel informatique de gestion de contenu. Il répond au besoin de conservation des documents dans une entreprise, en proposant des solutions d’archivage, de stockage et de numérisation, en un même espace pour l’ensemble des utilisateurs du système. Le SAE répond à quatre objectifs : traçabilité, sécurité, pérennité et intégrité.

Ces deux derniers objectifs différent de la Gestion Electronique de Documents (GED). En effet, le propre d’une solution de SAE est d’assurer la valeur probante d’un document. Lorsqu’un document est intégré au système, il devient dès lors impossible de le modifier, voir même de le supprimer. Deux principales caractéristiques sont donc attribuées à chaque document : une durée et des règles de conservation. Et cela dans le respect des contraintes légales et des normes d’archivages.

Autre spécificité : un projet de SAE n’inclut pas nécessairement tous les documents d’une entreprise. Il revient à l’auteur ou au détenteur du document de décider de la valeur de celui-ci et de l’identifier comme un élément à archiver ou non. Dans ce contexte, le SAE se définit comme un« coffre-fort électronique » assurant la conservation normée d’un document et l’intégrité d’une information.

La GED, faciliter la gestion des documents

La GED facilite la gestion des documents d’une entreprise et constitue bien plus qu’une simple sauvegarde de ceux-ci. Au-delà des fonctions de numérisation, de stockage et d’archivage de données, la GED se définit comme une solution performante permettant d’optimiser la gestion des affaires quotidiennes au sein d’une entreprise.

Grâce à la constitution d’une base documentaire classée, indexée et accessible par tous, il devient possible de travailler efficacement en collaboration, en permettant par exemple le partage de documents, la mise en place de circuits de validation ou encore la création de groupes de travail. La notion de GED inclut donc, contrairement au SAE, la possibilité de modifier, supprimer, ou déplacer un document, tout en assurant une traçabilité des actions effectuées et une sécurisation optimale de l’ensemble des documents.

La GED c’est aussi c’est aussi des spécificités métiers, intégrant des procédures de qualités, tenant compte également du cycle de vie d’un document et permettant l’interaction avec des applications métiers. Enfin la GED offre également des spécificités techniques permettant d’opérer un certain nombre d’actions sur un document, comme la transformation de format de fichier ou la prévisualisation de fichiers multimédia, etc.

Pour conclure, GED et SAE apportent tous deux des solutions qui convergent dans certaines de leur utilisation. Pour autant difficile d’établir un comparatif, l’un ne pouvant se substituer à l’autre. Ces solutions de gestion de contenu ne répondent pas au même besoin et comportent une finalité bien différente. Alors que la GED facilite la gestion des documents dans l’entreprise et le travail collaboratif, le SAE offre une solution de  conservation normée et sécurisée des documents. Là encore, il revient à l’utilisateur de se poser les bonnes questions permettant d’aboutir à un choix raisonné au profit de la solution la plus adaptée aux besoins de l’entreprise …