Accompagnement et formation

Mettre en place une GED implique des coûts financiers. Pour bénéficier d’un retour sur investissement, l’organisation ne doit pas se contenter de la simple utilisation du logiciel. Ce qui fait le succès de cet outil, c’est la méthodologie appliquée. Pour que la GED soit efficace et pérenne, l’organisation doit affecter un budget dans la formation et l’accompagnement de ses collaborateurs lors de sa mise en place. Une GED bien appliquée peut améliorer la rentabilité de 3 à 5 % du chiffre d’affaires.

L’indexation des données est de plus en plus complexe à cause du développement des contenus multimédias (vidéos, sons) et de la diversité des sources de données. Les organisations doivent prendre en compte l’augmentation des données issues d’applications web, des nouvelles formes d’applications collaboratives (wikis, blogs), des systèmes de messagerie électronique, des catalogues électroniques.

Tendances

Les éditeurs de gestion de contenu travaillent toujours à mettre à disposition des solutions adaptées à l’évolution du monde du travail. Depuis quelques années, la GED est disponible sur mobile pour faire face à l’augmentation du travail à distance.

Ils proposent également des solutions pour permettre le travail collaboratif, comme la création de communautés et d’échange d’informations et de documents.

Les avantages d’un projet GED par métier

Les entreprises tendent à privilégier une approche segmentée par métier, plutôt qu’une approche globale, pour gérer et classer les documents numériques. Ainsi, chaque GED est paramétrée de manière personnalisée et les collaborateurs disposent d’un accompagnement sur-mesure.

La GED par métier présente plusieurs avantages :

• Une mise en place du projet GED plus rapide (3 mois au lieu de 6 à 12 mois)
• L’accompagnement au changement simplifié, car les utilisateurs travaillent dans un environnement familier
• La gestion des droits d’accès facilitée, puisque seules les personnes du métier ont accès aux documents de leur GED
• Un service en mode SaaS, qui évite de faire appel au service informatique interne.

Les avantages de l’architecture GED en mode SaaS sont les suivants:

• Cette architecture permet une progression illimitée en volume de données et en nombre d’utilisateurs,
• L’absence de gestion de version permet de réduire significativement le coût total d’utilisation,
• Rapidité de mise en oeuvre car standardisation du logiciel et non développements spécifiques,
• Allégement considérable de l’architecture informatique chez les clients..