Vous souhaitez mener à bien un projet de dématérialisation de documents et archiver vos documents numérisés? Pour que ce projet se déroule le mieux possible, il est nécessaire de bien définir vos besoins pour trouver les solutions de prise en charge et de gestion les plus adéquates.

Vous trouverez dans cet article les bonnes pratiques a adopter pour bien mener un projet de numérisation des données physiques ou numériques.

Etape 1 : Définition des objectifs du projet
La première étape de tout projet de numérisation consiste à en définir les objectifs et les buts. Pourquoi veut-on numériser ses documents? Pour quelle diffusion? Est-ce pour protéger et préserver ses documents ? Pour gagner de la place ?
L’objectif de cette étape est de déterminer non seulement le type de projet à effectuer ainsi que le choix du format et de la résolution des documents numérisés mais aussi les coûts associés au projet, sa durée et les ressources nécessaires pour le réaliser.

Par exemple, pour une conservation permanente nécessitera une qualité supérieure (taille, résolution, format) aux documents numérisés et donc entraînera souvent des frais supplémentaires (appareil de numérisation ou d’acquisition des données physique à haute résolution).

Etape 2 : sélection des documents à numériser et définition de l’échéance souhaitée du projet
Après avoir défini les objectifs du projet, il convient de déterminer les documents qui seront numérisés, ainsi que la durée du projet. Il s’agit principalement dans cette étape de définir les priorités entre les types de documents a dématérialiser.
Par exemple, le choix des documents à dématérialiser doit s’effectuer en fonction de la fréquence d’utilisation et de consultation, des durées de conservation, de l’état de dégradation, de la confidentialité du document, etc.

Etape 3 : analyse des ressources disponibles
L’analyse des ressources consiste à dresser l’inventaire des ressources matérielles (scanners, ordinateurs, logiciels, réseaux et serveurs, locaux et ameublement adaptés, matériel), humaines et financières disponibles pour mener à bien le projet de dématérialisation.
C’est en prenant en considération l’ensemble de ces éléments qu’il devient possible de déterminer l’ampleur, le type, le coût et la durée d’un projet de numérisation. Cet examen permet aussi de juger de la pertinence d’externaliser ce projet et de le confier à un prestataire certifié.

Etape 4 : numérisation des documents

L’étape de numérisation va permettre de transformer le flux de documents papier en données numériques. Elle comporte un ensemble de sous-étapes décrites dans le schéma ci-dessous :


Etape 5 : Exportation des livrables
Une fois la phase de numérisation effectuée, les fichiers électroniques peuvent être exportés de différentes manières : remise sur disques durs ou clé USB, copie sur un CD-Rom, importation dans un système d’archivage électronique, etc.

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