L’archivage électronique est la dernière brique du process de dématérialisation à valeur probatoire. Tout comme les étapes qui la précèdent, l’archivage électronique implique de nombreuses exigences.
Par définition, la dématérialisation consiste à transformer les documents physiques en fichiers numériques, ou à les créer nativement au format numérique. En bout de la chaîne du processus de dématérialisation documentaire se trouve l’archivage électronique. Cela représente l’ensemble des actions et des outils visant à réunir, classer et conserver des contenus numériques dans un espace normalisé et sécurisé. Ainsi classés, tracés et protégés, les documents sont accessibles à leurs utilisateurs à tout moment pour consultation, ou comme preuve en cas de litige. En effet, une fois ces documents archivés, leur origine et leur intégrité sont garanties, tout comme l’horodatage de l’opération.
La durée de conservation d’un contenu archivé varie, selon sa typologie et les délais légaux de conservation associés : ainsi un bulletin de paie doit être conservé 50 ans par le salarié (ou jusqu’à ses 75 ans), et une facture, 10 ans à compter du 31/12 de son année d’émission.
Attention, il ne faut pas confondre gestion électronique de documents (GED) et système d’archivage électronique (SAE). En effet, la GED permet l’organisation et le partage des contenus numériques vivants et modifiables, tandis que le SAE conserve des documents figés, horodatés et dont les auteurs sont identifiés.
Ainsi, l’archivage électronique et à valeur probatoire apporte des garanties qui permettent à un juge de statuer sur la valeur probante des documents.
Les 7 garanties apportées par l’archivage électronique
• L’intégrité des données : les documents archivés électroniquement ne peuvent subir aucune altération ou modification des informations qu’ils contiennent.
• La traçabilité : en archivant des documents électroniquement, il est possible de remonter à l’origine des documents, à leur auteur par exemple, ainsi qu’à la date opposable de leur archivage.
• La pérennité des informations : l’archivage doit être réalisé dans des conditions normalisées (normes NF Z 42 013 pour les SAE, NF Z 42 020 pour les coffres-forts, NF Z 42 025 spécifiques aux bulletins de salaires, NF Z 42 026 pour les documents issus d’une numérisation fidèle préalable) ou labellisées (FNTC-TA pour la certification des tiers-archiveurs, FNTC-CFE pour la certification des coffres-forts) sur des supports et des formats constamment actualisés, afin de maintenir la disponibilité des documents archivés dans le temps. Par ailleurs, ces espaces d’archivage sont dupliqués en temps réel sur plusieurs serveurs distants, ce qui permet de se prémunir de tout risque de perte de données
• La protection des données personnelles : l’accès doit être restreint aux seules personnes autorisées, pour des raisons de confidentialité. Selon le règlement RGPD qui rentrera en vigueur le 25 mai 2018, les données personnelles doivent en effet être protégées, et leur accès doit être limité aux seules personnes nécessaires
• La facilité d’accès et de recherche de documents archivés : l’ archivage doit donc être sécurisé et doté d’un système de classification et de recherche efficace, ce qui rend facile la gestion des documents. L’accès à un système d’archivage se réalise aisément depuis une interface web unique ou une application mobile
• L’interopérabilité : l’intérêt d’un archivage dans un SAE ou un coffre-fort est que les données qu’ils contiennent sont facilement transférables d’un espace à un autre, puisque ces espaces sont conçus de la même façon et selon les mêmes exigences techniques.
• Le respect des obligations légales : l’archivage d’un document dans un coffre-fort électronique peut être obligatoire, comme pour les bulletins de salaire par exemple, ou fortement conseillé (pour les courriers sensibles par exemple)
La sécurité informatique
En 2016, la moitié des entreprises a été victime de “ransomware” : les pirates entrent dans le système informatique d’une entreprise, cryptent ses données et demandent une rançon en monnaie virtuelle. C’est pourquoi il est nécessaire de protéger ses données. Le coffre-fort électronique permet de disposer d’un archivage électronique sécurisé de l’intégralité de vos informations.
Où sont archivés les documents?
Le coffre-fort numérique
Il assure la confidentialité et l’intégrité des informations. Avec le coffre-fort électronique, il y a une gestion des autorisations d’accès, une vérification permanente de l’intégrité (par calcul d’empreinte numérique), un horodatage, une traçabilité des événements liés aux documents (conservation des logs), etc.
Le système d’archivage électronique
Le SAE est une solution globale : de l’accès aux documents jusqu’à la pérennité des informations, le SAE assure toutes les étapes du processus d’archivage électronique sécurisé, incluant la conservation à valeur probatoire des documents grâce à son coffre-fort électronique intégré.
Pourquoi faire appel à un prestataire ?
S’assurer un savoir-faire
La mise en œuvre d’un SAE (Système d’Archivage Electronique) doit respecter un processus rigoureux : évaluation des besoins, conception, développement, test, déploiement, optimisation… autant d’étapes couteuses en temps et en argent, qui nécessite chacune une forte expertise.
De plus, les besoins d’une entreprise sont en constante évolution. C’est pourquoi faire appel à un expert de la dématérialisation est la démarche la plus évidente : les solutions sont éprouvées, constamment optimisées, régulièrement auditées ou labellisées, et sa connaissance du marché permet de proposer des solutions qui s’adaptent et répondent parfaitement aux besoins de l’entreprise.
Mutualiser pour partager les coûts et gagner en efficacité
Alors que la conception et la maintenance d’un SAE représentent un budget considérable, la mutualisation permet d’économiser les ressources et de partager les frais de service : hommes, machines, logiciels. De plus, ce choix fait bénéficier à l’entreprise d’un prix proportionnel à son activité, puisque la facturation est généralement liée au nombre de documents archivés et à leur taille. L’externalisation de l’archivage permet ainsi de rester concentré sur son activité, son savoir-faire.